Eén agenda voor activiteiten én ruimtes

In veel wijkcentra leeft de planning op meerdere plekken tegelijk. De zaalverhuur staat in een spreadsheet, de vaste groepen in een schrift bij de balie en de activiteiten op de website. Zolang één persoon alles bijhoudt, gaat dat redelijk. Maar zodra er iemand ziek is of op vakantie gaat, begint het te knellen.

Waar het misgaat

• Twee groepen die op hetzelfde moment dezelfde zaal verwachten
• Een activiteit die al weken is gestopt, maar nog op de website staat
• Vrijwilligers die moeten bellen om te vragen waar hun groep vandaag zit

Eén bron van waarheid

De oplossing is simpel: plan activiteiten en ruimtes in één systeem. Wie een activiteit inplant, ziet meteen welke ruimte vrij is. En wat in de planning staat, verschijnt automatisch in de agenda op de website.

Zo is er geen verschil meer tussen wat er intern gepland is en wat bezoekers online zien.

Terugkerende groepen en losse activiteiten

Een wijkcentrum heeft zowel vaste groepen die elke week terugkomen als eenmalige activiteiten. Een goede agenda kan met allebei overweg en laat bezoekers in één overzicht zien wat er vandaag, deze week of deze maand te doen is.

Dat scheelt de balie telefoontjes, en het geeft bewoners een duidelijk beeld van alles wat het centrum te bieden heeft.